Aufgaben
- Bearbeitung von Anfragen (Vertraulichkeitsvereinbarungen) von Lieferanten, einschließlich Entwurf und Koordination der Prüfung bis zur finalen Version
- Verteilung und Nachverfolgung aller Lieferantenverträge zur internen und externen Unterzeichnung bis zur vollständigen Ausführung, mit Fokus auf elektronische Signaturen und moderne Technologien
- Bearbeitung von Bestellanforderungen und Genehmigungen gemäß aktuellen Abteilungsprozessen sowie Verteilung der vollständig unterzeichneten SCP-Verträge an interne und externe Beteiligte
- Sicherstellung, dass das CMS stets aktuell ist und eine klare Struktur mit eindeutigen Regeln aufweist
- Elektronische Speicherung und Archivierung aller SCP-Verträge in der Datenbank sowie deren Verfügbarkeit für relevante Mitarbeitende
- Anonymisierung von Lieferantenverträgen zum Schutz vertraulicher Informationen, z.B. für Inspektionen und Audits
- Abgleich der Vertragsablage nach Genehmigung des Clinical Study Reports im Rahmen der Archivierungsprozesse des Trial Master File
- Bereitstellung vertraglicher Informationen auf Anfrage
- Unterstützung bei Präsentationen und Protokollen
- Organisation von Meetings sowie Koordination von Büro- und Ausstattungsbedarf
Profil
- Eine abgeschlossene kaufmännische oder naturwissenschaftliche Ausbildung
- Berufserfahrung in einer Sekretariats-, Verwaltungs-, oder vergleichbaren kaufmännischen Rolle
- Erfahrung in der Pharma-, Biotechnologie- oder CRO-Branche ist von Vorteil
- Erfahrung im Umgang mit komplexer Dokumentation in einem regulierten Umfeld
- Erfahrung mit Verträgen von Vorteil
- Fähigkeit, Prozesse effizienter zu gestalten und Verfahren zu verbessern
- Fließende Englischkenntnisse
Benefits
- Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess
- Betreuung im laufenden Projekt durch unser Team